Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji + CD
Administracja publiczna realizuje szeroki zakres zadań. Z jednej strony, są to zadania dotyczące obsługi obywateli (zadania realizowane głównie przez samorząd), z drugiej strony – realizowane w ramach współpracy między różnymi podmiotami. We wszystkich tych aspektach istotną rolę odgrywa wykorzystanie możliwości elektronicznej komunikacji przy załatwianiu spraw, jak również wykorzystanie systemów teleinformatycznych wewnątrz samej organizacji w szczególności służących do elektronicznego dokumentowania przebiegu rozstrzygania i załatwiania spraw (EZD).
Podstawowymi aktami regulującymi procedury załatwiania spraw są Kodeks postępowania administracyjnego i Ordynacja podatkowa. W obu tych aktach prawnych ustawodawca wprowadził możliwości, ale również obowiązki organów w zakresie wykorzystania narzędzi informatycznych. Uprawnienia i obowiązki organów wpływają w sposób bezpośredni lub pośredni również na strony postępowania administracyjnego, podatkowego czy też innych uczestników tych postępowań.
Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej w bieżącej działalności organów administracji publicznej nie ogranicza się jednak wyłącznie do realizacji przepisów określonych w KPA czy OrdPU. Są one uzupełnione przepisami innych aktów prawnych. W zasadzie wszystkie akty prawne dopuszczają wykorzystywanie narzędzi informatycznych, a w pewnych przypadkach do niego zobowiązują. Zakres i sposób ich wykorzystania nie jest jeszcze ustandaryzowany prawnie, stąd nawet w ramach jednego podmiotu publicznego istnieje konieczność stosowania odmiennych procedur załatwiania spraw. W publikacji omówiono przede wszystkim instytucje prawne wykorzystywane w postępowaniu administracyjnym i podatkowym. Dokonano jednocześnie przeglądu procedur załatwiania spraw (również z wykorzystaniem narzędzi informatycznych) w popularnych sprawach: rozpatrywania skarg i wniosków, petycji, udostępniania informacji publicznej.
Z uwagi na toczący się, w trakcie przygotowania publikacji, proces legislacyjny dotyczący ustawy o jawności życia publicznego, w treści publikacji odwoływano się do projektu tej ustawy przy omawianiu zagadnień. Zachowano w ten sposób aktualność publikacji nawet po uchwaleniu nowej ustawy.
Z punktu widzenia funkcjonowania podmiotów publicznych istotnym zagadnieniem jest także sposób postępowania z dokumentacją wewnątrz podmiotu. Dotyczy to zarówno dokumentacji wytwarzanej, jak i napływającej w postaci papierowej i elektronicznej. Kompletność akt sprawy, warunkuje przejrzystość działania organu i równocześnie zabezpiecza go przed nieuzasadnionymi zarzutami dotyczącymi prawidłowości przebiegu postępowania przy realizacji spraw. Celem publikacji jest przede wszystkim wskazanie na praktycznych przykładach, sposobu realizacji wymagań prawnych, w tym zakresie, w szczególności określonychw ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz w wynikających z niej instrukcjach kancelaryjnych.
Ważnym elementem książki są liczne wzory dokumentów, grafiki i porównania przepisów ujęte w układzie tabelarycznym. Do najważniejszych wzorów należą:
pismo wpływające z naniesionym odciskiem pieczęci wpływu, dekretacją oraz znakiem sprawy,
pismo wychodzące z naniesionym znakiem sprawy,
znak akt, znak sprawy i znak pisma,
formularz spisu spraw z możliwością odnotowania każdego pisma w sprawie,
wypełniony spis spraw wraz z informacją, z których pól pobierane są dane do znaku sprawy,
zarządzenie z umieszczonym w lewym górnym rogu znakiem sprawy oraz z numerem z rejestru zarządzeń,
spis spraw teczki macierzystej, na podstawie którego powstała wydzielona grupa spraw, i spis spraw teczki wydzielonej,
opis teczki aktowej zawierającej spis spraw i akta wielu spraw.
Wszystkie wzory zostaną udostępnione na płycie CD.
Książka przeznaczona dla praktyków – pracowników urzędów administracji publicznej, administracji skarbowej, jednostek organizacyjnych gmin, powiatów, miast na prawach powiatów, centrów usług wspólnych, odpowiedzialnych za rejestrowanie korespondencji, załatwianie spraw ze szczególnym uwzględnieniem środków komunikacji elektronicznej, doręczanie pism, dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w sposób tradycyjny lub elektroniczny, archiwizację dokumentacji, ale również opracowywanie i udostępnianie usług elektronicznych, czyli:
pracowników kancelarii, biur obsługi mieszkańca, sekretariatów,
kierowników komórek organizacyjnych,
pracowników merytorycznie załatwiających sprawy, odpowiedzialnych za kompletność akt sprawy,
archiwistów, koordynatorów czynności kancelaryjnych,
informatyków wdrażających systemy EZD, projektujących usługi elektroniczne,
sekretarzy, dyrektorów generalnych, pracowników odpowiedzialnych za organizację urzędu chcących nabyć, poszerzyć lub uporządkować wiedzę dotyczącą prawnych i technologicznych aspektów realizacji bieżących spraw, w tym z wykorzystaniem usług elektronicznych.
Bezspornym atutem książki jest skład autorski, który swą wiedzą i doświadczeniem gwarantuje jakość prezentowanej publikacji i jej wieloaspektową przydatność.
