Wdrażanie procedur podatkowych w firmie

Jak skutecznie wdrożyć i prowadzić procedury podatkowe w firmie? Ta rozbudowana publikacja krok po kroku pokaże Ci, jak przygotować się do wdrożenia procedur, na co zwrócić uwagę, a także jak prawidłowo sformułować konkretne instrukcje w obszarach kluczowych dla bezpieczeństwa podatkowego. Autor przeprowadza czytelnika przez cały proces – od „sprzedaży” pomysłu wewnątrz organizacji i zdefiniowania celu wdrożenia, poprzez analizę stanu obecnego i określenie obszarów ryzyka, aż po tworzenie i doskonalenie gotowych procedur. W książce znajdziesz m.in.: Praktyczne wskazówki dotyczące wdrożenia procedur podatkowych (w tym VAT, WHT, MDR) oraz wyjaśnienie, jak wpływają one na ochronę przed odpowiedzialnością karnoskarbową. Omówienie audytu podatkowego – od organizacji i metodologii po dokumentowanie i interpretację wyników (np. audyt w CIT, VAT, obszarze MDR). Wskazówki w zakresie współpracy z interesariuszami w firmie: działem podatkowym, finansowym, IT, kadrą zarządzającą, a także innymi obszarami, które mają wpływ na prawidłowe rozliczenia (np. dział HR czy zakupów). Metody ustalania poziomu apetytu na ryzyko oraz wskazówki, jak uwzględnić tę kwestię w treści procedur. Gotowe przykłady procedur i listy kontrolne (MDR, WHT, VAT) – do bezpośredniego wykorzystania lub jako inspiracja przy tworzeniu własnych instrukcji. Instrukcje dotyczące audytów wewnętrznych – w tym dobór próby, stratyfikacja i zarządzanie ryzykiem w zależności od skali działalności. Zasady szkoleń oraz wdrażania nowych rozwiązań – jak efektywnie przeszkolić pracowników, by zapewnić trwałe funkcjonowanie procedur. Autor prowadził wiele zespołów wdrażających setki procedur podatkowych w różnych przedsiębiorstwach, od polskich firm rodzinnych po międzynarodowe korporacje w skali całej Europy. Przedstawia praktyczne uwagi i wzorce postępowania, które ułatwią skuteczne zarządzanie obszarami podatkowymi, a także materiały gotowe do wykorzystania. Ta publikacja to kompleksowe kompendium wiedzy dla osób odpowiedzialnych za funkcję podatkową w firmie (in-house), doradców podatkowych świadczących usługi dla klientów, właścicieli firm oraz pracowników organów podatkowych. Łączy w sobie teorię z praktycznymi rozwiązaniami, dzięki czemu ułatwia sprawne zbudowanie i utrzymanie systemu zarządzania ryzykiem podatkowym na najwyższym poziomie.

Spis treści

Spis treści Wykaz skrótów | str. 15 Przedmowa | str. 17 Wstęp | str. 21 Część I Wdrażanie procedury podatkowej w firmie – od czego zacząć przed pisaniem procedury? Rozdział I Kolejność działań przed wdrożeniem procedury podatkowej | str. 33 Rozdział II Nakłonienie do wdrożenia procedury (sprzedaż) | str. 35 Sprzedaż procedur podatkowych – uwagi ogólne | str. 35 Sprzedaż dyrektorowi finansowemu / księgowemu / dyrektorowi podatkowemu | str. 36 Sprzedaż zarządowi/właścicielowi | str. 41 Argument dla wszystkich – Kodeks karny skarbowy | str. 43 Rozdział III Dokąd zmierzamy? Zdefiniowanie celu wdrożenia procedury | str. 50 Cele towarzyszące wdrażaniu procedur podatkowych | str. 50 Wypełnienie wymogu obligatoryjnego posiadania procedur podatkowych | str. 52 Ochrona przed odpowiedzialnością karnoskarbową | str. 55 3.1. Uwagi ogólne | str. 55 3.2. Obrona przed zarzutem popełnienia czynu | str. 57 3.3. „Uniwersalne” ryzyka Kodeksu karnego skarbowego | str. 57 3.4. „Szczególne” ryzyka Kodeksu karnego skarbowego | str. 95 3.4.1. Uwagi ogólne | str. 95 3.4.2. Niezłożenie informacji o pojazdach | str. 95 3.4.3. Naruszenia z obszaru prawa akcyzowego | str. 95 3.4.4. Naruszenia z obszaru cen transferowych | str. 97 3.4.5. Naruszenia z obszaru WHT | str. 98 3.4.6. Naruszenia z obszaru MPP | str. 100 3.4.7. Naruszenia obowiązków tzw. raportujących operatorów platform | str. 101 3.4.8. Naruszenie obowiązków MDR | str. 102 3.4.9. Naruszenia z obszaru prawa celnego | str. 105 Procedury należytej staranności podatkowej jako środki zmniejszenia ryzyka stwierdzenia winy zarządzających jednostką na gruncie Kodeksu karnego skarbowego | str. 107 4.1. Znaczenie przypisania winy i wpływ procedur należytej staranności | str. 107 4.2. Współpraca z organami kontrolnymi | str. 109 4.3. Zakres dokumentacji | str. 110 4.4. Szkolenia dla pracowników | str. 111 4.5. Weryfikacja kontrahentów | str. 111 4.6. Systemy informatyczne | str. 112 4.7. Procedury awaryjne | str. 113 4.8. Dokumentowanie działań | str. 114 4.9. Audyty wewnętrzne | str. 115 4.10. Komunikacja wewnętrzna | str. 115 4.11. Współpraca z doradcami podatkowymi | str. 116 Odciążenie jednostki odpowiedzialnej za rozliczenia podatkowe | str. 117 Rozdział IV Analiza stanu obecnego | str. 124 Sens i cel analizy stanu zastanego | str. 124 Analiza materialna – podstawy audytu podatkowego | str. 126 2.1. Audyt podatkowy w CIT | str. 126 2.1.1. Uwagi ogólne | str. 126 2.1.2. Cel i zakres audytu | str. 126 2.1.3. Metodyka przeprowadzania audytu w CIT | str. 127 2.1.3.1. Analiza przychodów | str. 127 2.1.3.2. Analiza KUP | str. 127 2.1.3.3. Alokacja kosztów do źródeł przychodów | str. 128 2.1.3.4. Amortyzacja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych | str. 130 2.1.3.5. Amortyzacja nieruchomości w spółkach nieruchomościowych | str. 131 2.1.3.6. Ulgi podatkowe i zwolnienia | str. 132 2.1.3.7. Podatek minimalny | str. 133 2.1.3.8. Podatek od przerzuconych dochodów | str. 134 2.1.4. Dokumentacja audytowa audytu w CIT | str. 135 2.1.5. Inne praktyczne aspekty przeprowadzania audytu | str. 135 2.1.6. Wnioski i rekomendacje | str. 136 2.2. Audyt podatkowy w VAT | str. 137 2.2.1. Uwagi ogólne | str. 137 2.2.2. Cel i zakres audytu | str. 138 2.2.3. Metodyka przeprowadzania audytu w VAT | str. 138 2.2.3.1. Analiza transakcji sprzedaży i zakupu | str. 138 2.2.3.2. Weryfikacja dokumentacji | str. 139 2.2.3.3. Kontrola poprawności rozliczeń VAT | str. 140 2.2.3.4. Analiza stosowania stawek VAT | str. 140 2.2.3.5. Weryfikacja odliczeń VAT naliczonego | str. 141 2.2.3.6. Analiza transakcji wewnątrzwspólnotowych i eksportowych | str. 141 2.2.3.7. Kontrola stosowania MPP | str. 142 2.2.4. Dokumentacja audytowa | str. 143 2.2.5 Wnioski i rekomendacje | str. 144 2.3. Prowadzenie audytu MDR | str. 145 2.3.1. Uwagi ogólne | str. 145 2.3.2. Etapy audytu MDR | str. 145 2.3.3. Rodzaje audytów MDR | str. 147 2.3.4. Metody zbierania danych | str. 148 2.3.5. Kluczowe obszary ryzyka | str. 148 2.3.6. Raport z audytu MDR | str. 149 2.3.7. Rekomendacje | str. 150 Analiza stanu obecnego – obowiązujące uregulowania | str. 151 Źródła wiedzy o istniejących procedurach – źródła ogólnodostępne | str. 153 Informacje uzyskane od jednostki | str. 156 5.1. Procedury „podatkowe” | str. 156 5.1.1. Uwagi ogólne | str. 156 5.1.2. Rzeczy wspólne dla wszystkich procedur | str. 157 5.1.3. Obszary charakterystyczne dla konkretnych procedur | str. 162 5.1.3.1. Indywidualizacja podejścia | str. 162 5.1.3.2. Procedury należytej staranności w VAT | str. 163 5.1.3.3. Procedury należytej staranności w WHT  | str. 165 5.1.3.4. Procedury MDR | str. 167 5.1.3.5. Procedury rozliczania CIT | str. 170 5.1.3.6. Procedury związane z podatkiem od nieruchomości | str. 172 5.1.3.7. Procedury dotyczące obowiązków płatnika PIT | str. 173 5.2. Procedury regulujące obszary niepodatkowe wpływające na podatki | str. 174 5.2.1. Wpływ procedur „niepodatkowych” na obszary podatkowe | str. 174 5.2.2. Procedura zakupowa | str. 175 5.2.3. Procedury AML  | str. 176 5.2.4. Regulacje dotyczące wynagrodzeń | str. 178 Rozdział V Określenie ról i odpowiedzialności jednostek w firmie | str. 180 Charakterystyka obszarów odpowiedzialności | str. 180 Dział podatkowy, finansowy, księgowy | str. 182 Dział kontrolingu | str. 186 Dział administracji | str. 187 Dział IT | str. 189 Zarząd (właściciele) | str. 191 Dział zakupów | str. 194 Dział sprzedaży | str. 196 HR (payroll) | str. 198 Rozdział VI Zidentyfikowanie interesariuszy | str. 200 Rola i wpływ interesariuszy | str. 200 Klasyfikacja jednostek jako interesariuszy | str. 200 Rozdział VII Zbadanie podejścia interesariuszy | str. 202 Metodyka badania podejścia interesariuszy | str. 202 Jednostki jako interesariusze – możliwe scenariusze | str. 203 Dział podatków, finansów, księgowości | str. 203 Kontroling | str. 204 Dział administracji | str. 206 Dział IT | str. 207 Zarząd (właściciele) | str. 208 Dział zakupów | str. 209 Dział sprzedaży | str. 210 Dział HR (payroll) | str. 211 Rozdział VIII Zapewnienie współpracy interesariuszy | str. 214 Zakres działań z interesariuszami | str. 214 Działania edukacyjne i zwiększenie świadomości | str. 214 Komunikacja z kierownictwem | str. 216 Unikanie decyzji wbrew interesom interesariuszy | str. 217 Jak zmieniać nastawienie interesariuszy? Zasady komunikacji | str. 218 Część II Tworzenie procedury podatkowej Rozdział I Podstawy tworzenia procedur podatkowych | str. 229 Rozdział II Praca nad konspektem (krok 1) | str. 230 Konspekt jako narzędzie pracy nad procedurami podatkowymi | str. 230 Praca nad konspektem – etapy | str. 231 Zawartość konspektu | str. 233 Praca z wykorzystaniem konspektu – korzyści dla doradcy zewnętrznego | str. 236 Rozdział III Ustalenie poziomu apetytu na ryzyko (krok 2) | str. 238 Apetyt na ryzyko – wyjaśnienie pojęcia | str. 238 Adresowanie apetytu na ryzyko w procedurach podatkowych | str. 238 Metoda odwołania do wartości pozycji ryzykownych | str. 240 Metoda odwołania do poziomu merytorycznej oceny ryzyka | str. 243 Metody kombinowane | str. 247 Rozdział IV Napisanie procedury (krok 3) | str. 250 Przystąpienie do „właściwej” pracy | str. 250 Wprowadzenie do procedury | str. 250 Definicje | str. 253 3.1. Znaczenie definicji w procedurach podatkowych | str. 253 3.2. Co powinno znaleźć się w definicjach? | str. 253 3.3. Dwie szkoły formułowania definicji | str. 254 3.4. Podsumowanie | str. 257 Zarządzanie strategiczne i podejmowanie decyzji | str. 257 4.1. Wstęp do zagadnień zarządczych w procedurach podatkowych | str. 257 4.2. Ustalenie odpowiedzialności za podejmowanie działań | str. 257 4.3. Podejmowanie decyzji w sytuacjach spornych | str. 258 4.4. Rola kierowników jednostek biznesowych | str. 259 4.5. Podsumowanie | str. 259 Procesy funkcji podatkowej | str. 260 5.1. Zakres procesów uwzględnianych w procedurach podatkowych | str. 260 5.2. Weryfikacja transakcji – podział na kategorie | str. 261 Nadzór wewnętrzny w zakresie systemów IT | str. 265 Zasady przechowywania dokumentów i informacji | str. 267 Upowszechnianie wiedzy o procedurze i szkolenia podatkowe | str. 270 Ochrona sygnalistów | str. 272 Monitorowanie, audyt i rewizja procedury | str. 274 Zasady audytu materialnego | str. 277 11.1. Rola audytu materialnego | str. 277 11.2. Rodzaje audytów podatkowych | str. 278 11.3. Wytyczne w zakresie audytów wewnętrznych – wybór czynników ryzyka | str. 280 Wytyczne w zakresie audytów wewnętrznych – dobór próby | str. 303 Przydatny wzorzec – praktyczny poradnik metod doboru próby | str. 304 13.1. Ogólny zarys zagadnienia doboru próby | str. 304 13.2. Przed doborem próby – wybór populacji | str. 306 13.3. Metody próbkowania | str. 307 13.4. Statystyczny dobór próby | str. 308 13.5. Niestatystyczne metody doboru próby | str. 311 13.5.1. Ogólna charakterystyka metod niestatystycznych | str. 311 13.5.2. Jakościowy dobór próby | str. 311 13.5.3. Dobór na podstawie osądu | str. 313 13.5.4. Dobór przypadkowy | str. 314 13.6. Małe populacje a dobór próby | str. 316 13.7. Stratyfikacja, czyli unikanie zafałszowania obrazu | str. 316 13.7.1. Uwagi ogólne | str. 316 13.7.2. Losowanie warstwowe (stratyfikacja) – kroki | str. 318 13.8. Próg istotności, czyli właściwa reakcja na ograniczone zasoby | str. 320 Rozdział V Jak szkolić, by wdrożyć procedurę podatkową? | str. 324 W jakim celu szkolić? | str. 324 Wpływ szkoleń na efektywność wdrażania procedur | str. 325 W jaki sposób szkolić? | str. 326 3.1. Szkolenia dla pracowników prowadzących księgi podatkowe | str. 326 3.2. Szkolenia dla pozostałych pracowników | str. 328 3.3. Wskazówki dotyczące prowadzenia szkoleń i zarządzania nimi | str. 330 3.4. Wskazówki dotyczące narzędzi | str. 331 Część III Przykłady – konkretne procedury Rozdział I Procedura MDR | str. 335 Wprowadzenie do rozdziału | str. 335 Wstęp (do procedury) | str. 337 Definicje | str. 339 Działania podejmowane w celu wywiązania się z obowiązków | str. 342 Obowiązki jednostki jako promotora | str. 345 Obowiązki wspomagającego | str. 348 Obowiązki korzystającego | str. 351 Określenie obszarów ryzyka | str. 354 Zasady przechowywania dokumentów i informacji | str. 364 Szkolenia i upowszechnianie wiedzy | str. 367 Zasady zgłaszania naruszeń | str. 370 Zasady kontroli wewnętrznej | str. 373 Wejście w życie, zatwierdzanie i zmiana procedur | str. 376 Załączniki – instrukcje wypełniania konkretnych informacji MDR | str. 380 Rozdział II Procedura WHT | str. 385 Wprowadzenie do rozdziału | str. 385 Wstęp (do procedury) | str. 386 Definicje | str. 388 Opodatkowanie należności | str. 391 Przesłanki uprawniające do zastosowania preferencji WHT | str. 395 Proces weryfikacji | str. 399 Transakcje o wartości powyżej 2 000 000 zł rocznie. Zasady szczególne | str. 404 Obowiązki sprawozdawcze | str. 407 Dokumentacja i archiwizacja | str. 408 Zasady zgłaszania naruszeń, kontroli wewnętrznej, stosowania procedury i aktualizacji | str. 410 Materiały pomocnicze – załączniki | str. 410 11.1. Znaczenie załączników w procedurze WHT | str. 410 11.2. Oświadczenie o spełnieniu wymagań do zastosowania zwolnienia | str. 411 11.3. Kwestionariusz niezależności od podmiotów trzecich | str. 412 11.4. Kwestionariusz wewnętrznej oceny okoliczności transakcji z osobą prawną | str. 413 Rozdział III Procedura VAT | str. 415 Wprowadzenie do rozdziału | str. 415 Wstęp (do procedury) | str. 417 Definicje | str. 419 Proces weryfikacji kontrahentów spółki – zakupy | str. 422 Polityka płatności | str. 426 Dokumentowanie transakcji, weryfikacji oraz ich archiwizacja | str. 429 Zasady zgłaszania naruszeń, kontroli wewnętrznej, stosowania procedury i aktualizacji | str. 431 Materiały pomocnicze – załączniki | str. 431 Posłowie | str. 437 Bibliografia | str. 439 Orzecznictwo | str. 441