Compliance w biurze rachunkowym - procedury, instrukcje, formularze
W książce omówiono regulacje prawne kluczowe dla funkcjonowania biura rachunkowego a także wskazano, jak zapewnić ich stosowanie w praktyce. Zaproponowano wdrożenie i wykorzystanie specjalnie opracowanych dokumentów: schematów, oświadczeń, notatek, protokołów, wykazów, dyspozycji.
Przedstawiono także praktyczne instrukcje objaśniające wybrane procedury podatkowe, księgowe i kadrowe oraz przeanalizowano etapy pracy biura, począwszy od nawiązania współpracy z klientem aż do jej zakończenia. Wszystkie te zagadnienia, a także z obszaru AML i whistleblowingu, zostały przystępnie wyjaśnione, z powołaniem orzecznictwa i linii interpretacyjnej organów podatkowych.
Edytowalne wzory dokumentów dostępne na stronie www.compliance-biuro-rachunkowe.wolterskluwer.pl .
Publikacja będzie przydatna właścicielom i pracownikom biur rachunkowych oraz pracownikom działów księgowości i kadr.
„To najciekawsza i najbardziej przydatna praca z zakresu organizacji pracy biura rachunkowego, dostępna na polskim rynku wydawniczym. Kwestie dotyczące zapewnienia zgodności prac biura rachunkowego z przepisami prawa, przyjętymi dobrymi praktykami i najwyższymi standardami budzą ożywione dyskusje wśród osób zajmujących się księgowością. Autorka w bardzo praktyczny i wszechstronny sposób omawia przepisy obowiązujące biura rachunkowe, wskazuje przydatne orzeczenia sądowe a ponadto, co jest ogromną zaletą recenzowanej książki, proponuje konkretne rozwiązania umożliwiające stworzenie w biurze rachunkowym kultury organizacyjnej, która istotnie redukuje ryzyko wystąpienia nieprawidłowości. Biura rachunkowe w szczególny sposób powinny być wrażliwe na przestrzeganie przepisów prawa, pomimo ich ciągłej zmienności a co się z tym ściśle wiąże na wdrażanie takich standardów i procedur, które umożliwią realizację tego celu.”
dr Krzysztof Staniek
Wykaz skrótów | str. 9
Wprowadzenie | str. 11
Rozdział I
Czym jest compliance | str. 13
Rozdział II
Compliance w biurze rachunkowym | str. 18
1. Odpowiedzialność w biurze rachunkowym | str. 20
1.1. Odpowiedzialność kontraktowa na gruncie Kodeksu cywilnego | str. 21
1.2. Odpowiedzialność karnoskarbowa na gruncie Kodeksu karnego skarbowego | str. 27
2. Należyta staranność | str. 29
2.1. Budowanie świadomości podatkowej przedsiębiorcy | str. 31
2.1.1. Obowiązek stosowania mechanizmu podzielonej płatności | str. 33
2.1.2. Obowiązek płatności bezgotówkowych, posługiwania się formowym rachunkiem bankowym, biała lista | str. 38
2.1.3. Obowiązek oznaczania transakcji symbolami GTU, TP, WSTO_EE | str. 48
2.1.4. Ulga na złe długi | str. 50
2.1.5. Zasady wystawiania faktur korygujących oraz przygotowywania faktur korygujących do biura rachunkowego | str. 54
3. Dobre praktyki księgowe | str. 58
4. Przeciwdziałanie praniu pieniędzy (AML) | str. 66
4.1. Obowiązki biura wynikające z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz fi nansowaniu terroryzmu | str. 69
4.1.1. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wykonanie obowiązków AML | str. 71
4.1.2. Wprowadzenie wewnętrznej procedury instytucji obowiązanej . . . 72
4.1.3. Dokumentacja dotycząca identyfi kacji, oceny i aktualizacji ryzyka związanego z praniem pieniędzy | str. 75
4.1.4. Obowiązek szkoleniowy | str. 79
4.2. Środki bezpieczeństwa fi nansowego (KYC) | str. 80
4.2.1. Identyfi kacja klienta i weryfi kacja | str. 82
4.2.2. PEP – Politically Exposed Persons, eksponowane stanowisko polityczne | str. 87
4.2.3. Weryfi kacja list sankcyjnych | str. 92
4.3. Monitoring | str. 94
5. Whistleblowing. Sygnalista w biurze rachunkowym | str. 100
5.1. Kim jest sygnalista? | str. 103
5.2. Zakres naruszeń podlegających zgłoszeniu | str. 106
5.3. Ochrona sygnalisty | str. 107
5.4. Rodzaje zgłoszeń | str. 108
5.5. Procedura zgłoszeń wewnętrznych | str. 109
5.6. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych | str. 114
6. MDR – Raportowanie schematów podatkowych przez biura rachunkowe | str. 115
6.1. Defi nicja schematu podatkowego | str. 116
6.1.1. Kryterium głównej korzyści i ogólnej cechy rozpoznawczej | str. 117
6.1.2. Szczególna cecha rozpoznawcza | str. 118
6.1.3. Inna szczególna cecha rozpoznawcza | str. 120
6.2. Raportowanie MDR | str. 121
6.3. Biuro rachunkowe – wspomagający | str. 124
6.4. Obowiązek raportowania przez biuro rachunkowe | str. 128
Rozdział III
Procedury księgowe | str. 133
1. Organizacja współpracy: przedsiębiorca – biuro rachunkowe | str. 133
1.1. Nawiązanie współpracy | str. 133
1.1.1. Wykaz dokumentów niezbędnych do podjęcia współpracy z biurem | str. 135
1.1.2. Nawiązanie współpracy z biurem rachunkowym – karta klienta biura rachunkowego | str. 138
1.1.2.1. Ankieta dotycząca działalności klienta | str. 141
1.1.2.2. Informacje dotyczące danych finansowych i potrzeb klienta | str. 148
1.1.3. Procedura przyjęcia klienta biura rachunkowego | str. 152
1.1.4. Przedstawienie klientowi kluczowych informacji na temat systemu podatkowego | str. 158
1.1.4.1. Analiza podatków, formy opodatkowania oraz ewidencji rachunkowej | str. 160
1.1.4.2. Schemat dokumentowania sprzedaży przez czynnych i zwolnionych podatników VAT | str. 161
1.1.4.3. Schemat dokumentowania sprzedaży przez zwolnionych podatników VAT | str. 162
1.2. Zakończenie współpracy | str. 163
1.2.1. Dyspozycje klienta w związku z rozwiązaniem umowy | str. 163
1.2.2. Checklista dla księgowego – likwidacja działalności gospodarczej | str. 165
1.2.3. Checklista dla księgowego – procedura przygotowania dokumentów księgowych do wydania | str. 167
1.2.4. Protokół wydania dokumentów | str. 169
2. Procedury księgowe związane z podjęciem współpracy | str. 173
2.1. Ustalenie zasobów majątkowych firmy i ich ewidencjonowanie | str. 173
2.1.1. Towary handlowe. Arkusz spisu z natury | str. 175
2.1.2. Wyposażenie i inne pozostałe wydatki | str. 176
2.1.2.1. Protokół wprowadzenia niskocennego prywatnego składnika majątku do majątku firmy | str. 177
2.1.3. Środki trwałe | str. 178
2.1.3.1. Protokół wprowadzenia prywatnego składnika majątku do ewidencji środków trwałych – nieudokumentowany zakup składnika | str. 180
2.1.3.2. Protokół wprowadzenia prywatnego składnika majątku do ewidencji środków trwałych – udokumentowany zakup składnika | str. 181
2.2. Koszty prowadzenia firmy zarejestrowanej pod adresem zamieszkania | str. 183
2.2.1. Oświadczenie w sprawie proporcji – działalność gospodarcza w prywatnej nieruchomości | str. 185
2.2.2. Oświadczenie dotyczące wysokości księgowanych kosztów utrzymania prywatnej nieruchomości | str. 186
2.2.3. Oświadczenie dotyczące wysokości księgowanych opłat za usługi telekomunikacyjne | str. 188
2.3. Środki trwałe i inne składniki majątku firmy | str. 190
2.3.1. Oświadczenie w sprawie daty przyjęcia do używania i amortyzacji środka trwałego | str. 190
2.3.2. Protokół zlikwidowanych składników majątku (środków trwałych, wyposażenia) | str. 194
2.3.3. Oświadczenie w sprawie kwalifikacji wydatków dotyczących środka trwałego remont/ulepszenie | str. 197
2.3.4. Oświadczenie w sprawie ewidencjonowania zaniechanej inwestycji | str. 201
3. Straty i ubytki w towarach | str. 205
3.1. Protokół braków i odpadów (towarów uszkodzonych lub zniszczonych w czasie transportu lub na skutek utraty pierwotnej wartości użytkowej) | str. 206
3.2. Protokół przekazania towarów na potrzeby prywatne (na cele osobiste podatnika lub jego pracowników) | str. 209
4. Cykliczna obsługa księgowa | str. 211
4.1. Mail – wskazówki, jak przygotować dokumenty księgowe do biura rachunkowego | str. 214
4.2. Protokół przyjęcia dokumentów księgowych | str. 217
4.3. Oświadczenia dotyczące przestrzegania przepisów | str. 222
4.3.1. Korekta podatku VAT naliczonego w ramach ulgi na złe długi | str. 228
4.3.2. Korekta podatku PIT w ramach ulgi na złe długi | str. 231
4.3.3. Transakcje bezgotówkowe powyżej 15 000 zł, split-payment, biała lista – monitorowanie sposobu płatności na potrzeby podatku PIT | str. 236
Rozdział IV
Obsługa kadrowa | str. 249
1. Dyspozycja zatrudnienia pracownika, zleceniobiorcy lub biorącego dzieło | str. 250
2. Dyspozycja zgłoszenia do ubezpieczeń zatrudnionego członka rodziny | str. 257
3. Wniosek o zgłoszenie członków rodziny do NFZ | str. 261
Rozdział V
Notatki i protokoły służbowe | str. 264
1. Notatka z rozmowy z klientem biura lub z rozmowy z pracownikiem określonej instytucji | str. 265
2. Protokół z ustaleń rozstrzygający sposób udokumentowania/zaksięgowania zdarzenia gospodarczego | str. 266
3. Notatka zawierająca wykaz niezaksięgowanych przez biuro dokumentów wraz z oświadczeniem klienta w sprawie | str. 270
Bibliografia | str. 273
Spis formularzy | str. 275
Spis schematów | str. 277
Spis screenów | str. 279
Spis tabel | str. 280
